Quy Trình Phục Vụ Tea Break, Coffee Break Tại Khách Sạn

Tiệc tea break, coffee break là loại hình dịch vụ quen thuộc tại những khách sạn có gói dịch vụ tổ chức sự kiện, đặc biệt là hội nghị. Để tổ chức tiệc tea break một cách suôn sẻ và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo quy trình dưới đây và một số lưu ý đặc biệt kèm theo.

Tiệc tea break là gì?

Trước khi tìm hiểu quy trình phục vụ tea break, bạn cần định nghĩa tea break là gì. Tiệc tea break (trà nghỉ giữa giờ) và tiệc coffee break (tiệc cà phê nghỉ giữ giờ) là loại hình dịch vụ nằm trong gói dịch vụ tổ chức hội nghị tại khách sạn.

Tea break là dịch vụ phổ biến nằm trong gói tổ chức sự kiện tại khách sạn
(Nguồn ảnh: Medium Hoteles)

Với những buổi hội họp kéo dài, khách tham gia cần có thời gian nghỉ giải lao giữa giờ. Khách tham dự sẽ di chuyển ra sảnh chờ của phòng họp và được phục vụ trà, cà phê, bánh ngọt, trái cây, thức ăn nóng…

Phân loại tea break/coffee break

Có hai gói dịch vụ tổ chức hội nghị thường thấy trong khách sạn là full day meeting package (cả ngày) và half day meeting package (nửa ngày). Tùy theo gói mà cách thức tổ chức tea break cũng khác nhau.

Full day meeting package

Gói dịch vụ này sẽ có hai lần tiệc nghỉ giữa giờ, bao gồm:

Tea break nghỉ giữa giờ buổi sáng

Khách có thể bắt đầu dự tiệc tea break tầm 9h30 – 10h. Thức ăn, món uống phải được bài trí lên quầy trước đó trước nửa tiếng.

Gói full day sẽ có hai tiệc tea break trong ngày (Nguồn ảnh: Regal Kowloon Hotel)

Tea break nghỉ giữa giờ buổi chiều

Khách có thể bắt đầu dự tiệc tea break tầm 3h – 3h30.

Half day meeting package

Khách họp vào sáng hoặc chiều nên chỉ có một lần nghỉ giữa giờ.

Quy trình phục vụ tiệc tea break/coffee break

Chuẩn bị dụng cụ

• Sắp xếp bàn tiệc với kích thước phù hợp tại khu vực quy định.
• Chuẩn bị đầy đủ tách, đĩa kê tách, muỗng… cho đủ số lượng khách mời tham dự (chuẩn bị dự phòng thêm 5%).
• Chuẩn bị đĩa nhỏ, khăn giấy, các loại đường…
• Tiến hành trải khăn bàn và có thể gấp, làm viền khăn.

Nhân viên cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ theo số lượng khách tham dự tea break
(Nguồn ảnh: iStock)

Chuẩn bị thức uống

• Trước khi giờ tea break bắt đầu, cần pha trà hoặc cà phê vào ấm to (tráng nóng ấm trước khi pha).
• Khi các gói trà (cỡ to dùng cho tiệc) đã ngấm, lấy chúng ra khỏi ấm.
• Có thể chuẩn bị thêm túi trà/ trà thảo mộc cho một số người uống riêng.
• Nước hoa quả phải được đổ vào bình.
• Phải để các ấm đựng thức uống lên đĩa lót có lót khăn.
• Chuẩn bị sẵn sữa/kem/lát chanh… với đủ số lượng cần thiết.

Phục vụ tea break

• Khi khách tiến đến bàn, hãy mời khách thức uống và rót ¾ tách.
• Có thể mời khách dùng thêm sữa hoặc chanh.

Nhân viên phục vụ cần nhanh chóng hỗ trợ khách, do khách không có quá nhiều thời gian nghỉ giữa giờ (Nguồn ảnh: Novotel Saigon Centre)

Thu dọn tea break

• Thu hồi tách đã dùng xong, xếp sang một bên.
• Khi cuộc họp tiếp tục, cần dọn hết tách đĩa, mẫu vụn lên xe đẩy, khay.
• Chuyển mọi thứ đến khu vực chuẩn bị hoặc khu vực rửa chén.

Lưu ý trong quy trình phục vụ tiệc tea break

• Nếu phục vụ tea break trong phòng họp thì việc chuẩn bị, sắp xếp phải hoàn tất trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Nếu tổ chức tea break bên ngoài phòng họp thì sắp xếp một cách yên lặng, trật tự.
• Tách và đĩa kê phải được sắp xếp theo hàng lối trên mặt bàn, tay cầm tách và muỗng thẳng hàng.
• Thực hiện theo đúng các lưu ý đặc biệt của khách hàng như hình thức họp, quốc gia, yêu cầu món ăn…

Khi tổ chức tiệc tea break, cần ghi nhớ những yêu cầu đặc biệt của khách
về thức uống và món ăn (Nguồn ảnh: Hotel Lycium)

• Bàn được kê ở vị trí thông thoáng, không làm tắc nghẽn lối đi.
• Phải bố trí nhân viên đứng tại quầy cà phê, trà để thuận tiện phục vụ khách.
• Do khách chỉ có tầm nửa tiếng nghỉ giải lao nên nhân viên phục vụ phải thao tác nhanh chóng, luôn trong tâm thế sẵn sàng hỗ trợ.

Trên đây là quy trình phục vụ tea break, coffee break trong khách sạn và những lưu ý đặc biệt kèm theo. Để tham khảo thêm quy trình phục vụ bàn chuẩn fine dining trong nhà hàng cao cấp, bạn có thể click xem tại đây.