Check In, Check Out Là Gì? Quy Trình Check In, Check Out Khách Sạn

Check in là gì, check out là gì? Bạn có từng thắc mắc khi bước đầu tìm hiểu công việc lễ tân khách sạn? Để hiểu hơn về quy trình check in khách sạn và giờ check in, check out khách sạn, Hướng Nghiệp Á Âu mời bạn tham khảo bài viết sau.

Phân biệt check in và check out

Check in là gì?

Check in là quy trình thực hiện đăng ký, xác nhận để khách được lưu trú trong khách sạn. Công việc check in này thường được thực hiện tại quầy lễ tân khách sạn. Thủ tục check in khách sạn sẽ không giống nhau hoàn toàn ở tất cả các bước mà sẽ có sự thay đổi cho thích hợp với từng đối tượng khách.

Check in là công việc cơ bản của một lễ tân khách sạn

Các hình thức check in phổ biến bao gồm:

Front desk check-in

Front desk check-in là dịch vụ nhận phòng tại quầy lễ tân. Đây là dịch vụ phổ biến nhất vì khi khách đến khách sạn, khách sẽ bước tới quầy lễ tân trước tiên và check-in tại đó.
Club lounge check-in

Đây là dịch vụ check-in trên tầng doanh nhân. Khi khách doanh nhân bước vào sảnh chính khách sạn, khách sẽ được nhân viên dẫn thẳng lên khu vực club lounge để check-in. Trong quá trình check-in, khách sẽ được mời thức uống hoặc ăn thức ăn nhẹ.

In-room check-in

In-room check-in là dịch vụ nhận phòng tại phòng khách. Thông thường dịch vụ này sẽ dành cho những vị khách đặt xe đưa đón tại sân bay. Khi khách đến, khách sẽ được dẫn thẳng lên phòng để làm thủ tục.

In-room check in

Express check-in

Thông thường dịch vụ nhận phòng nhanh này dành cho những khách thường xuyên ở tại khách sạn. Khi khách quen đến check-in, khách sẽ được mời điền vào form mẫu để khuyến khích khách sử dụng express check-in. Thông tin quan trọng nhất khách cần điền là thông tin thẻ tín dụng.

Member check-in

Đây là dịch vụ nhận phòng dành cho những vị khách trung thành hoặc là thành viên của thương hiệu.

Mobile check-in

Mobile check-in là dịch vụ nhận phòng qua điện thoại. Khách sạn tạo ứng dụng này để khách có kênh tương tác trực tiếp với người đại diện khách sạn. Khi khách sử dụng dịch vụ mobile check-in, khách chỉ cần đến quầy và nhận chìa khóa mà thôi.

Check out là gì?

Check out là quy trình thực hiện thanh toán, xác nhận để khách trả phòng và rời khách sạn. Làm thủ tục check out là nhiệm vụ của lễ tân và cần được thực hiện chính xác để không làm ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của khách sạn.

Quy trình check in, check out khách sạn

Khi đã tìm hiểu check in là gì, check out là gì, ta sẽ bước sang quy trình thực hiện hai thủ tục này.

Quy trình check in khách sạn

Quy trình check in khách sạn gồm những bước sau:

• Bước 1: Lễ tân chào khách bằng nụ cười niềm nở và tiếp nhận thông tin từ khách hàng.
• Bước 2: Lễ tân kiểm tra hoặc hỏi xem khách đã đặt phòng trước chưa. Nếu chưa thì hỏi về yêu cầu của khách và dựa vào tình trạng thực tế để sắp xếp phù hợp.
• Bước 3: Thông báo loại phòng khách chọn, giá phòng, phương thức thanh toán, dịch vụ kèm theo và chương trình khuyến mãi.
• Bước 4: Khi khách đồng ý thì thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng.
• Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục cho khách ký xác nhận đặt phòng.
• Bước 6: Giới thiệu sơ lược cho khách về địa điểm du lịch, dịch vụ xung quanh, giá vé nếu khách yêu cầu.
• Bước 7: Hỏi khách có yêu cầu gì đặc biệt không.
• Bước 8: Giao chìa khóa cho khách lên nhận phòng.
• Bước 9: Chào tạm biệt khách, chúc khách có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận liên quan mang hành lý và dẫn khách lên phòng.
• Bước 10: Cập nhật hồ sơ của khách vào hệ thống khách sạn.

Quy trình check out khách sạn

Quy trình check out khách sạn gồm những bước sau:

• Bước 1: Mỉm cười chào khách và hỏi khách có hài lòng khi lưu trú tại khách sạn không.
• Bước 2: Hỏi số phòng khách trả, nhận lại chìa khóa và báo lại với bộ phận liên quan để kiểm tra phòng.
• Bước 3: Kiểm tra trên hệ thống xem khách có sử dụng dịch vụ nào trả phí của khách sạn không.
• Bước 4: Nhận thông báo của bộ phận buồng về tình trạng phòng và đồ uống khách đã sử dụng trong minibar và xác nhận với khách.
• Bước 5: Lập hóa đơn thanh toán và chuyển cho khách để kiểm tra lại.
• Bước 6: Thông báo số tiền cuối cùng khách phải thanh toán.
• Bước 7: Thực hiện thanh toán. Nếu công ty thanh toán thì yêu cầu khách ký xác nhận, hóa đơn và lưu lại hóa đơn để làm thủ tục thanh toán với công ty. Nếu khách sử dụng voucher thì đối chiếu với khoản nào được thanh toán bằng voucher, khoản nào trả tiền, đính kèm voucher vào hóa đơn để làm căn cứ thanh toán.
• Bước 8: Nhận lại chìa khóa phòng, trả khách giấy tờ tùy thân, đồ đã gửi, bưu kiện, thư (nếu có).
• Bước 9: Nếu khách đã thanh toán trực tiếp thì đóng dấu “Đã thanh toán” vào hóa đơn và đưa lại cho khách.
• Bước 10: Đưa lại cho khách phiếu check-out card để chuyển cho nhân viên hành lý mang hành lý ra xe.
• Bước 11: Hỏi và giúp khách tìm phương tiện di chuyển nếu khách cần.
• Bước 12: Cảm ơn, chào tạm biệt và chúc khách lên đường may mắn, hẹn gặp lại.

Quy trình check in, check out khách sạn cần đảm bảo đầy đủ các bước

Giờ check in, check out khách sạn

Giờ check in khách sạn và check out hiện được các cơ sở lưu trú quy định rõ ràng. Thời gian check in khách sạn bắt đầu từ 14 giờ chiều và thời gian check out khách sạn không được quá 12 giờ trưa. Điều đó có nghĩa thời gian lưu trú 1 ngày của khách sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay cho đến 12 trưa ngày hôm sau. (Tuy nhiên một vài khách sạn sẽ có thay đổi nhỏ về khung giờ).

Khi khách check in sớm

• Check in từ 5:00 – 9:00: tính thêm 50% giá phòng
• Check in từ 9:00 – 14:00: tính thêm 30% giá phòng

Đôi khi, khách sạn còn phòng trống sẵn, lễ tân sẽ check-in sớm cho khách. Một vài khách sạn sẽ chấp nhận không tính phí check-in sớm cho khách hàng.

Khi khách check out trễ

• Check out từ sau 12:00 – 15:00: tính thêm 30% giá phòng
• Check out từ 15:00 – 18:00: tính thêm 50% giá phòng
• Check out sau 18:00: tính thêm 100% giá phòng

Hướng Nghiệp Á Âu vừa giới thiệu đến bạn check in là gì, check out là gì, quy trình check in và check out khách sạn, giờ check in và check out khách sạn. Để hiểu rõ hơn công việc của lễ tân, chúng ta sẽ khám phá ở những bài viết tiếp theo nhé.

Để hiểu được những trăn trở của giới trẻ khi muốn học nghề lễ tân ngắn hạn, hay nới rộng hơn là muốn trở thành nhân sự của bộ phận Tiền Sảnh (Front Office), chương trình học quản trị nhà hàng khách sạn Hướng Nghiệp Á Âu đã thiết kế khóa học Nghiệp vụ Lễ tân chuyên nghiệp với nhiều ưu điểm, thỏa mãn được nhu cầu của người theo học.