Phân Biệt Tình Trạng Phòng Skip Và Sleep Trong Khách Sạn

Skip và sleep là thuật ngữ dùng để chỉ tình trạng phòng bên trong khách sạn. Đối với nhân viên lễ tân khách sạn thì thuật ngữ này không còn xa lạ. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết tình trạng phòng skip và sleep là gì. Ở phạm vi bài viết này, Hướng Nghiệp Á Âu sẽ giúp bạn giải đáp vấn đề này.

Cách phân biệt phòng skip và sleep trong khách sạn

Skip là tình trạng phòng được ghi nhận có khách ở bộ phận lễ tân, nhưng bộ phận buồng phòng lại ghi nhận phòng trống. Sự nhầm lẫn giữa lễ tân và buồng phòng đôi khi là do khách du lịch mang ít hành lý hoặc khách đã được công ty lữ hành thanh toán nên rời đi mà không báo lễ tân khách sạn.

Sleep là tình trạng phòng được ghi nhận phòng trống ở bộ phận lễ tân, nhưng thực tế bộ phận buồng phòng xác nhận có khách đang ở. Sai sót này có thể là do nhập sai số phòng hoặc khách chưa làm thủ tục nhập phòng trên PMS (Property Management System – Phần mềm Quản lý Khách sạn).

(Ảnh: Internet)

Quy trình xử lý thông tin sai lệch về tình trạng phòng

Trong quá trình tiếp nhận thông tin, đôi khi giữa bộ phận lễ tân và housekeeping sẽ gặp những tình huống sai sót, chẳng hạn việc từ chối tiếp nhận khách mới trong khi phòng còn trống hoặc tiếp nhận khách mới khi khách cũ chưa trả phòng. Để khắc phục sự cố cũng như tránh được tình trạng trên, lễ tân khách sạn phải thực hiện những bước sau:

Kiểm tra thông tin sai lệch

Nhân viên lễ tân phải thường xuyên kiểm tra thông tin phòng trên PMS và lọc ra danh sách những phòng bị sai thông tin. Việc này phải được kiểm tra 3 lần hoặc trên 3 lần trong ngày, nhất là khi khách đông, dịp nghỉ lễ, mùa du lịch…

Xử lý các phòng skip (skipper là khách phòng skip)

• Lễ tân cần xác nhận phòng trống với bộ phận buồng phòng
• Bộ phận buồng phòng cần kiểm tra xem phòng có hành lý không
• Bộ phận lễ tân kiểm tra về tình trạng hóa đơn; nếu có hóa đơn chưa thanh toán thì báo ngay cho giám sát

Xử lý các phòng sleep (sleeper là khách phòng sleep)

• Xác nhận với bộ phận buồng phòng xem phòng đó thực sự có khách không
• Bộ phận buồng phòng kiểm tra thực tế bên trong phòng có khách không; nếu thật sự có người thì cần xác minh danh tính của khách

Điều chỉnh chính xác tình trạng phòng

Sau khi đã xác nhận các bước, lễ tân có nhiệm vụ điều chỉnh ngay tình trạng phòng về đúng với thực tế. Trong trường hợp bỏ sót hoặc đã thông báo với khách về tình trạng phòng trống mà khách lên thấy có người ở thì việc đầu tiên chính là xin lỗi khách hàng và đưa ra phương án khắc phục phù hợp với yêu cầu của khách.

(Ảnh: Internet)

Thuật ngữ tình trạng phòng khách sạn lễ tân nên biết

Ngoài phân biệt được tình trạng phòng skip hay sleep, nhân viên lễ tân cần phải nắm được các thuật ngữ khác về sự thay đổi tình trạng phòng nhằm duy trì chất lượng dịch vụ và hạn chế những trải nghiệm không đáng có với khách lưu trú. Đối với lễ tân mới tiếp xúc với môi trường khách sạn, cần chú ý đến một số thuật ngữ tình trạng phòng khách sạn như sau:

• Occupied: Khách hiện đang ở trong phòng
• Stayover: Khách không phải trả phòng ngày hôm nay và sẽ còn lại ít nhất một đêm nữa
• On change: Khách đã check out, nhưng phòng vẫn chưa được làm sạch để bán
• Do not disturb: Khách yêu cầu không được làm phiền
• Cleaning in progress: Nhân viên buồng phòng hiện đang làm sạch phòng này
• Sleep out: Phòng khách đã thuê nhưng ngủ bên ngoài
• On queue: Khách đã đến khách sạn, nhưng phòng chưa sẵn sàng.
• Vacant ready: Phòng đã được làm sạch, kiểm tra và đã sẵn sàng cho khách ở
• Vacant dirty: Phòng trống bẩn
• Vacant clean: Phòng trống sạch
• Due out: Phòng sắp check out
• Out of order (OOO): Phòng không được bán và các phòng này sẽ được khấu trừ khỏi hàng tồn kho của khách sạn.
• Out of service (OOS): Phòng có vấn đề tạm thời không phục vụ

Trên đây là cách phân biệt tình trạng phòng skip và phòng sleep dành cho lễ tân và cả nhân viên buồng phòng khách sạn. Để biết thêm nhiều thuật ngữ ngành Nhà hàng Khách sạn, hãy đón chờ các bài viết tiếp theo từ Hướng Nghiệp Á Âu nhé.